En sjukdag här och där är en naturlig del av arbetslivet. Men när korttidsfrånvaron börjar återkomma kan det vara dags att stanna upp och titta på mönstret.
Det behöver inte betyda att något är fel men återkommande frånvaro kan vara en tidig signal om exempelvis hög arbetsbelastning, stress, problem i arbetsmiljön, privata omständigheter eller hälsoproblem.
Som chef är det därför viktigt att agera tidigt men med omtanke.
Ett vanligt misstag är att vänta för länge. När frånvaron redan påverkar verksamheten, kollegorna eller medarbetarens prestation har situationen ofta hunnit bli betydligt svårare att hantera.
Arbeta istället strukturerat med korttidsfrånvaro och följ utvecklingen över tid. Det handlar inte om att ifrågasätta om någon verkligen varit sjuk, utan om att uppmärksamma återkommande mönster.
Det kan exempelvis vara:
När ett mönster börjar synas är ett omtankessamtal, ibland kallat omsorgssamtal, ett bra första steg.
Samtalet ska inte vara ett förhör eller ett ifrågasättande av medarbetarens sjukfrånvaro. Syftet är att visa att chefen har uppmärksammat situationen och undersöka om det finns något arbetsgivaren kan eller behöver göra.
Chefen kan exempelvis säga:
”Jag har sett att du har haft flera kortare sjukperioder den senaste tiden och jag vill höra hur du har det. Finns det något i arbetet eller arbetssituationen som påverkar dig, och finns det något vi som arbetsgivare kan göra för att stötta dig?”
Ibland räcker samtalet för att fånga upp något som annars hade kunnat utvecklas till längre sjukfrånvaro.
Omtanke och tydlighet behöver inte vara motsatser. Tvärtom.
En bra process kan se ut så här:
1. Följ frånvaron
Ha koll på frekvens och mönster inte bara det totala antalet sjukdagar.
2. Agera tidigt
Bestäm internt när återkommande korttidsfrånvaro ska uppmärksammas så att chefer agerar konsekvent.
3. Genomför ett omtankessamtal
Beskriv vad du har observerat, ställ öppna frågor och lyssna.
4. Identifiera behov av stöd eller åtgärder
Finns det något i arbetsmiljön, arbetsbelastningen, organisationen eller arbetssituationen som behöver förändras?
5. Dokumentera och följ upp
Sammanfatta vad ni kommit överens om och boka vid behov ett uppföljande samtal. På så sätt blir frågan inte något som tas upp en gång och sedan glöms bort.
6. Ta nästa steg om frånvaron fortsätter
Om mönstret kvarstår kan arbetsgivaren behöva utreda situationen vidare och bedöma behovet av ytterligare åtgärder och stöd.
Därför är korttidsfrånvaro både en medarbetarfråga, arbetsmiljöfråga och affärsfråga.
Den bästa korttidsfrånvaron att hantera är många gånger den som aldrig utvecklas till långvarig frånvaro.
Samtidigt kan återkommande frånvaro vara en tidig signal om att en medarbetare inte mår bra eller att något i arbetssituationen behöver förändras.
Att agera tidigt är därför både god personalpolitik och sunt företagande.
Många mindre och medelstora företag har informationen men saknar en tydlig process för vad chefen faktiskt ska göra när ett mönster börjar synas.
Vi hjälper företag att skapa enkla rutiner, stötta chefer inför svåra samtal och hantera återkommande frånvaro på ett strukturerat och arbetsrättsligt korrekt sätt.
Vänta inte tills korttidsfrånvaron har blivit ett långvarigt problem.
ERBJUDANDE!
Få hjälp att kartlägga ert nuläge, identifiera era utmaningar och ta fram en konkret plan framåt. Du väljer själv om du vill använda tiden vid ett eller två tillfällen.
Behöver ni mer stöd efteråt får ni 30 % rabatt på fortsatt konsultation.
Begränsat antal – boka din tid idag!
Vill du veta mer innan du bokar?
Mejla oss gärna och berätta kort om er situation, så tar vi kontakt och berättar mer om hur vi kan hjälpa er: iris.lindman@rainbowmaker.se
Vill du bli HR-expert utan att ha en egen HR-avdelning? Eller är du redan en expert som vill vara uppdaterad? Anmäl dig till vårt inspirerande HR-nyhetsbrev idag! Få tips, råd och de senaste HR-nyheterna direkt i din inkorg. Bli en del av vårt HR-community nu!
