Hur mycket kostar en vakant tjänst varje månad?

När en medarbetare slutar är det lätt att tänka att företaget tillfälligt sparar en lönekostnad. Men en vakant tjänst är sällan gratis. Tvärtom kan den bli betydligt dyrare än själva rekryteringen.

Den dolda kostnaden för en tom stol

En vakant tjänst påverkar ofta verksamheten på flera sätt samtidigt. Arbetsuppgifter fördelas på kollegor, chefen behöver lägga mer tid operativt och vissa uppgifter blir helt enkelt inte gjorda.

Det kan innebära:

• Produktionsbortfall – arbetet som rollen normalt utför blir försenat eller uteblir.
• Förlorade intäkter – särskilt i roller inom försäljning, produktion, projekt eller kundnära verksamhet.
• Ökad belastning på kollegor – vilket kan leda till övertid, stress och i förlängningen ytterligare frånvaro eller uppsägningar.
• Chefens tid försvinner – rekrytering, bemanning och problemlösning tar tid från ledarskap och affär.
• Kundpåverkan – längre svarstider, förseningar eller sämre service kan påverka kundrelationerna.
• Dyra tillfälliga lösningar – konsulter, övertid eller andra kortsiktiga bemanningslösningar kan behövas.

Vad kostar vakansen egentligen?

Säg att en tjänst har en månadslön på 45 000 kronor.

Det betyder inte att företaget sparar 45 000 kronor varje månad rollen står tom.

Frågan är istället:

Vilket värde skulle personen i rollen ha skapat under samma månad?

Om vakansen exempelvis leder till 80 000 kronor i produktionsbortfall, 20 000 kronor i övertid eller extern hjälp och dessutom tar 20 timmar av chefens tid, börjar kostnaden snabbt bli betydande.

En vakans som pågår i tre eller fyra månader kan därför bli en betydligt större affärskostnad än kostnaden för att få professionell hjälp med rekryteringen.

Räkna på Cost of Vacancy

Ett enkelt sätt att börja är att varje månad uppskatta:

Produktionsbortfall + förlorade intäkter + övertid/inhyrning + chefstid + övriga merkostnader = kostnaden för vakansen

Det behöver inte bli en perfekt kalkyl. Poängen är att börja se rekrytering som en affärsfråga, inte bara som en HR-process.

Den billigaste rekryteringen är inte alltid den mest lönsamma

Det kan kännas kostsamt att ta extern hjälp med en rekrytering. Men om rätt person kommer på plats en eller två månader tidigare kan investeringen snabbt betala sig.

Det viktiga måttet är därför inte bara Cost per Hire.

Titta också på Time to Hire och framför allt Cost of Vacancy!

För ibland är den största rekryteringskostnaden inte personen du anställer. Det är tiden innan personen är på plats.

Hur länge har ni råd att ha rollen vakant?

Har ni en tjänst som stått tom länge eller en rekrytering som aldrig riktigt kommer igång?

Vi hjälper företag att driva hela eller delar av rekryteringsprocessen, från kravprofil och annonsering till urval, intervjuer och referenstagning.

Målet är enkelt: rätt person på rätt plats snabbare.